Microsoft SharePoint koppelen aan Power BI
Bouw in Power BI een model op je SharePoint-gegevens via APIboard: opslag per site, bezoek per site en dag, bibliotheken en lijstgroei.
Wat je doet met Microsoft SharePoint in Power BI
- Opslag per site: model en metingen. Haal Sites en Opslagtrend op en leg de relatie op het site-id, met een eigen datumtabel op de meetdatum.
- Bezoek per site en dag: model en metingen. Laad Weergaven per dag en Sites en leg de relatie op het site-id.
- Bibliotheken en lijstgroei: model en metingen. Haal Bibliotheken, Bestanden, Lijsten en Lijstrijen op.
Ook je eigen tabellen. Heb je in de Datawerkbank zelf een tabel gemaakt naast Sites, dan staat die in APIboard in dezelfde lijst en haal je hem net zo op in Power BI.
Zo pak je het aan in Power BI
-
Opslag per site: model en metingen
Een meting geeft het gebruikte aantal bytes per site, een tweede het aandeel van elke site in het totaal en een derde de groei in de laatste dertig dagen. Een staafdiagram met de grootste sites bovenaan laat zien waar de ruimte zit, en de quotumstatus gebruik je als kleur. De bytes deel je door 1.073.741.824 voor gigabytes.
-
Bezoek per site en dag: model en metingen
Een meting telt de weergaven en een tweede de unieke kijkers, per site en per week. Een matrix met de sites op de rijen en de weken in de kolommen laat zien welke sites leven en welke stilliggen. Combineer het met de wijzigingsdatum van de site uit Sites om sites te vinden die al maanden niet meer worden gewijzigd en nauwelijks bezocht. Dat is je lijst voor een archiefronde.
-
Bibliotheken en lijstgroei: model en metingen
Een meting telt de bestanden per bibliotheek en somt de bytes op, via het bibliotheek-id in Bestanden. Voor de lijsten telt een meting de nieuwe items per maand, afgeleid van de aanmaakdatum in Lijstrijen, naast het aantal kolommen uit Lijsten. Let op dat van lijstitems alleen het id en de datums binnenkomen, dus je kunt groei meten maar niet filteren op een waarde in je lijst.
Deze data halen we op uit Microsoft SharePoint
Na het koppelen staan alle 7 tabellen uit Microsoft SharePoint klaar, met Nederlandse kolomnamen. Voor Power BI begin je meestal met Sites, Opslagtrend, Weergaven per dag, Bibliotheken, Lijsten en Lijstrijen.
Zo koppel je Microsoft SharePoint aan Power BI
Volledige uitleg in het helpcentrumMicrosoft SharePoint ook koppelen aan
Alle koppelingen naar Power BI
ChatGPT
Claude
Copilot
Excel
Microsoft Fabric
Gemini
Grok
Perplexity-
Maak een API-sleutel aan
Maak in APIboard een eigen API-sleutel voor Power BI, met een duidelijke naam. Dan kun je hem later intrekken zonder andere tools te raken. Je hebt de rol Admin of Member nodig en minstens één koppeling met gegevens.
-
Open de codegenerator
Ga in APIboard naar Analyseren > API en kies Code genereren.
-
Kies de tabel
Kies de Koppeling en de Tabel. Voeg eventueel Filters toe en kies bij Ophalen voor Alles of Alleen wijzigingen, met een datum bij Gewijzigd vanaf.
-
Kopieer het Power BI-script
Open het tabblad Power BI en kopieer de code met Kopiëren. Plak daarin je eigen API-sleutel.
-
Plak het script in Power BI Desktop
Voeg in Power BI Desktop een nieuwe bron toe met een lege query en plak het M-script. Power BI haalt de tabel daarna op via de API.
Dashboards voor Microsoft SharePoint
Bouw je rapport zelf in Power BI met de APIboard-API, of gebruik de kant-en-klare dashboards in APIboard Studio.
- Bestandsopslag. Opslagruimte, bestanden, delen en toegang.
- SharePoint-gebruik. Sites, weergaven en lijsten.
Liever laten bouwen?
Geen tijd of zin om het rapport zelf te maken? Wij bouwen je Power BI-rapport op je Microsoft SharePoint-data, precies zoals jij het wilt zien, bijvoorbeeld rond opslag per site.
- Jouw vraag als start. Je vertelt welke cijfers je wilt volgen, wij vertalen dat naar een model en rapportpagina’s.
- Meerdere bronnen. Microsoft SharePoint naast je andere gekoppelde software in één rapport.
- Altijd actueel. Het rapport haalt zijn data via APIboard op, dus het ververst mee met je koppelingen.
Delen met klanten? Met Shareboard BI, ons zusterproduct, deel je Power BI-rapporten met klanten zonder dat zij een Power BI-licentie nodig hebben.
Al je software in één model
Elke koppeling in APIboard levert tabellen via dezelfde API. Zo zet je Microsoft SharePoint in Power BI naast de rest van je software, op één manier opgehaald en met Nederlandse kolomnamen.
Veelgestelde vragen
Kan ik Microsoft SharePoint koppelen aan Power BI?
Ja. In APIboard kies je een SharePoint-tabel en kopieer je het Power Query M-script, dat je in Power BI Desktop plakt als nieuwe bron met een lege query. Je krijgt sites, bibliotheken, bestanden, lijsten en gebruik als tabellen waar je relaties en metingen op bouwt.
Is er een officiële SharePoint-koppeling met Power BI?
Ja. Power BI en Excel hebben de connectors SharePoint folder, SharePoint list en SharePoint Online list, die algemeen beschikbaar zijn. Daarmee haal je de bestanden en de lijstitems van een site binnen. Een overzicht van de opslag en het bezoek van al je sites staat er niet in; dat haal je met APIboard op.
Welke SharePoint-tabellen heb ik nodig voor een rapport over opslag?
Begin met Sites en Opslagtrend, want de opslagtrend bevat per site en per dag het gebruikte en resterende deel. Kies in de codegenerator de SharePoint-koppeling en de tabel, en kopieer het script van het tabblad Power BI. Elke tabel is een eigen query. Bibliotheken en Bestanden voeg je toe voor de verdeling binnen een site.
Kan ik de waarden uit mijn SharePoint-lijsten in Power BI laden?
Niet via APIboard. Van Lijstrijen komen alleen het id en de aanmaak- en wijzigingsdatum binnen, geen kolomwaarden. Heb je de waarden nodig, dan gebruik je daarvoor de SharePoint Online list-connector van Microsoft. De twee werken goed naast elkaar: APIboard voor het overzicht over alle sites, de connector voor de inhoud van één lijst.
Welke sleutel staat er in mijn Power BI-bestand met SharePoint-data?
Een APIboard-sleutel, niet je Microsoft-toegang. Die sleutel staat in het script en dus in je .pbix-bestand. Deel dat bestand voorzichtig en gebruik voor Power BI een eigen sleutel, zodat je die kunt intrekken zonder dat andere tools stoppen. Het bestand bevat ook sitenamen en bestandspaden uit je organisatie.
Hoe vaak laadt Power BI de bestanden opnieuw volledig?
Dat bepaal je per tabel. Kies je Alles, dan wel; kies je Alleen wijzigingen, dan haalt elke verversing alleen de rijen sinds de gekozen datum op. Met filters haal je altijd alles op. Voor de tabel Bestanden loont Alleen wijzigingen eerder dan voor Sites, die klein blijft.
Microsoft SharePoint koppelen aan Power BI?
Koppel binnen minuten met je software, zonder zelf te hoeven knutselen. Wij maken het eenvoudig voor je.