Exact Online koppelen aan Excel
Haal openstaande posten, betaaltermijnen en inkoop en omzet per periode uit Exact Online in Excel, ververs met Power Query via APIboard.
Wat je doet met Exact Online in Excel
- Draaitabel van openstaande posten. Exporteer Openstaande posten voor een momentopname, of haal de tabel op met Power Query als je hem elke week wilt verversen.
- Betaalgedrag van klanten. Leg Betaaltermijnen en Verkoopboekingen naast elkaar in één werkmap.
- Inkoop en omzet per periode. Combineer Inkoopboekingen en Grootboeksaldi per periode in één werkblad voor het maandoverzicht.
Ook je eigen tabellen. Heb je in de Datawerkbank zelf een tabel gemaakt naast Openstaande posten, dan staat die in APIboard in dezelfde lijst en haal je hem net zo op in Excel.
Zo pak je het aan in Excel
-
Draaitabel van openstaande posten
Zet in de draaitabel de klant op de rijen, de ouderdomsklasse op de kolommen en het openstaande bedrag bij de waarden. Een berekend veld voor het aantal dagen na de vervaldatum maakt van de lijst een debiteurenoverzicht dat je in het wekelijkse overleg doorloopt. Verversen doe je met Gegevens > Alles vernieuwen.
-
Betaalgedrag van klanten
In de draaitabel zet je de klant op de rijen en het gemiddelde aantal dagen tussen factuurdatum en vervaldatum bij de waarden. Daarmee zie je welke klanten een lange termijn hebben gekregen en waar je afspraken kunt bijstellen. Een slicer op boekjaar houdt de vergelijking tussen twee jaren overzichtelijk.
-
Inkoop en omzet per periode
De saldi geven je de kosten en omzet per periode, de inkoopboekingen de leveranciers erachter. Zet de maand op de kolommen en het rekeningtype op de rijen, en voeg een tweede draaitabel toe voor de inkoop per leverancier. Omdat beide tabellen via dezelfde query worden vernieuwd, staat het overzicht na elke verversing weer op de nieuwste cijfers.
Deze data halen we op uit Exact Online
Na het koppelen staan alle 17 tabellen uit Exact Online klaar, met Nederlandse kolomnamen. Voor Excel begin je meestal met Openstaande posten, Betaaltermijnen, Verkoopboekingen, Inkoopboekingen en Grootboeksaldi per periode.
Zo koppel je Exact Online aan Excel
Volledige uitleg in het helpcentrumExact Online ook koppelen aan
Alle koppelingen naar Excel
ChatGPT
Claude
Copilot
Microsoft Fabric
Gemini
Grok
Perplexity
Power BI-
Route 1: open de tabel
Open in APIboard een tabel in Beheren > Datawerkbank en stel filters, sortering, accounts en zichtbare kolommen in zoals je ze in het bestand wilt.
-
Route 1: exporteer
Kies het icoon Exporteren en dan Excel (.xlsx) of CSV. Het bestand bevat precies wat je op het scherm hebt ingesteld, tot maximaal 50.000 rijen.
-
Route 2: genereer het script
Maak eerst als Admin of Member een API-sleutel aan, zie https://docs.apiboard.nl/helpcentrum/api-sleutels-aanmaken-en-intrekken/. Ga dan naar Analyseren > API en kies Code genereren. Kies de koppeling en de tabel, open het tabblad Power BI en kopieer het Power Query M-script. Plak je eigen API-sleutel in het script.
-
Route 2: maak een lege query in Excel
Kies in Excel Gegevens > Gegevens ophalen > Uit andere bronnen > Lege query.
-
Route 2: plak het script
Open in de Power Query-editor de Geavanceerde editor en plak het script.
-
Route 2: sluiten en laden
Kies Start > Sluiten en laden. De eerste keer kan Excel vragen om verificatie of een privacyniveau voor de bron. Daarna staat de tabel in je werkblad en ververs je hem wanneer je wilt.
Dashboards voor Exact Online
Bouw je rapport zelf in Excel met de APIboard-API, of gebruik de kant-en-klare dashboards in APIboard Studio.
- Debiteuren en crediteuren. Openstaande posten, ouderdom en betaalgedrag.
- Winst en verlies. Omzet, kosten en resultaat, vergeleken met vorig jaar.
- Financiële & liquiditeitspositie. Balans, eigen vermogen, banksaldo en een vooruitblik op basis van openstaande facturen.
Al je software in één werkmap
Elke koppeling in APIboard levert tabellen via dezelfde API. Zo zet je Exact Online in Excel naast de rest van je software, op één manier opgehaald en met Nederlandse kolomnamen.
Veelgestelde vragen
Kan ik Exact Online koppelen aan Excel?
Ja. Je exporteert een Exact Online-tabel uit de Datawerkbank als Excel-bestand, of je haalt hem automatisch op met een Power Query M-script via de API van APIboard. Je krijgt openstaande posten, betaaltermijnen, boekingen en saldi in een werkblad waar je draaitabellen op bouwt.
Is er een officiële Exact Online-koppeling met Excel?
Exact noemt op zijn AI-pagina de Exact Excel Agent, met de aanduiding bèta. Je geeft in een gesprek aan welke data je wilt rapporteren, de agent haalt die op en zet hem in Excel, en je stelt het rapport daarna in hetzelfde gesprek bij met filters of extra data. De pagina noemt geen datum en geen voorwaarden voor het abonnement.
Exporteer ik mijn openstaande posten of haal ik ze via de API op?
Voor een momentopname, zoals de openstaande posten op één dag, exporteer je. Voor een overzicht dat elke week terugkomt kies je de API-route, want die haalt bij elke verversing actuele gegevens op.
Past Verkoopboekingen volledig in één Excel-werkblad?
Een export bevat maximaal 50.000 rijen en bij Excel maximaal 250.000 cellen. Neem je alle 21 kolommen van Verkoopboekingen mee, dan blijven dat ongeveer 11.904 rijen. Met minder kolommen of een filter krijg je het hele resultaat.
Is mijn API-sleutel zichtbaar voor collega's die de Exact-werkmap openen?
Bij de API-route staat de sleutel in het script en dus in je werkmap. Deel die werkmap voorzichtig en maak voor Excel een eigen sleutel met een duidelijke naam, zodat je hem kunt intrekken. De werkmap bevat ook de openstaande posten van je klanten, dus deel hem met de zorg die bij die gegevens past.
Wat is het verschil met de Exact Excel Agent?
De Excel Agent is een bèta van Exact waarin je in een gesprek aangeeft welke data je wilt zien. Met APIboard werk je met vaste tabellen: je exporteert er een als bestand of haalt hem op met een Power Query-script, en je ververst het werkblad wanneer je wilt. Daardoor staat dezelfde query er de volgende keer weer, en kun je tabellen uit meerdere bronnen combineren.
Exact Online koppelen aan Excel?
Koppel binnen minuten met je software, zonder zelf te hoeven knutselen. Wij maken het eenvoudig voor je.