Freshdesk koppelen aan Power BI
Bouw in Power BI een model op je Freshdesk-helpdesk via APIboard: tickets per groep, eerste reactietijd per agent en tevredenheid per maand.
Wat je doet met Freshdesk in Power BI
- Instroom en afhandeling: model en metingen. Laad Tickets en leg een datumtabel aan de Aangemaakt op en de Opgelost op.
- Reactietijd per agent en groep: model en metingen. Verbind Tickets met Agents op de bron-ID van de agent en met Groepen op de bron-ID van de groep.
- Tevredenheid en bestede tijd: model en metingen. Verbind Tevredenheidsscores met Tickets op de bron-ID van het ticket.
Ook je eigen tabellen. Heb je in de Datawerkbank zelf een tabel gemaakt naast Tickets, dan staat die in APIboard in dezelfde lijst en haal je hem net zo op in Power BI.
Zo pak je het aan in Power BI
-
Instroom en afhandeling: model en metingen
Een eerste meting telt de nieuwe tickets per week, een tweede de opgeloste, een derde trekt ze van elkaar af tot de nettostand van de wachtrij. Een lijndiagram met beide reeksen laat zien of het team de instroom bijhoudt. Gebruik de Statuscategorie als slicer, zodat open, wachtende en opgeloste tickets niet door elkaar lopen. De Oplostijd (kalenderuren) middel je per maand en per prioriteit. Een tweede meting die dezelfde periode van vorig jaar telt, laat zien of een drukke maand een uitzondering is of een patroon.
-
Reactietijd per agent en groep: model en metingen
Een meting rekent het gemiddelde van de Eerste reactie (kalenderuren) uit, een tweede telt de tickets waarbij de eerste reactie is geëscaleerd. Een matrix met groepen op de rijen en agents op de kolommen toont waar de wachttijd oploopt. Gebruik een mediaan naast het gemiddelde, want een paar vergeten tickets trekken het gemiddelde omhoog. Reactietijden staan in kalenderuren, dus een ticket dat vrijdagmiddag binnenkomt telt het weekend mee. Leg dat uit in de titel van de visual, anders vergelijkt iemand het met het rapport in Freshdesk.
-
Tevredenheid en bestede tijd: model en metingen
Het Oordeel (positief, neutraal, negatief) geeft een gestapelde kolom per maand, en een meting deelt de positieve beoordelingen door alle beoordelingen. Heeft je helpdesk geen enquête aan staan, dan blijft die tabel leeg en werkt de rest van het model gewoon. Leg Tijdregistraties naast Tickets en tel de Uren per agent; zet de Declarabel-vlag in een slicer om te zien welk deel van de tijd door te berekenen is. Een tabel per bedrijf met het aantal tickets en de bestede uren laat zien welke klanten veel werk kosten.
Deze data halen we op uit Freshdesk
Na het koppelen staan alle 8 tabellen uit Freshdesk klaar, met Nederlandse kolomnamen. Voor Power BI begin je meestal met Tickets, Agents, Groepen, Bedrijven, Tijdregistraties en Tevredenheidsscores.
Zo koppel je Freshdesk aan Power BI
Volledige uitleg in het helpcentrumFreshdesk ook koppelen aan
Alle koppelingen naar Power BI
ChatGPT
Claude
Copilot
Excel
Microsoft Fabric
Gemini
Grok
Perplexity-
Maak een API-sleutel aan
Maak in APIboard een eigen API-sleutel voor Power BI, met een duidelijke naam. Dan kun je hem later intrekken zonder andere tools te raken. Je hebt de rol Admin of Member nodig en minstens één koppeling met gegevens.
-
Open de codegenerator
Ga in APIboard naar Analyseren > API en kies Code genereren.
-
Kies de tabel
Kies de Koppeling en de Tabel. Voeg eventueel Filters toe en kies bij Ophalen voor Alles of Alleen wijzigingen, met een datum bij Gewijzigd vanaf.
-
Kopieer het Power BI-script
Open het tabblad Power BI en kopieer de code met Kopiëren. Plak daarin je eigen API-sleutel.
-
Plak het script in Power BI Desktop
Voeg in Power BI Desktop een nieuwe bron toe met een lege query en plak het M-script. Power BI haalt de tabel daarna op via de API.
Dashboards voor Freshdesk
Bouw je rapport zelf in Power BI met de APIboard-API, of gebruik de kant-en-klare dashboards in APIboard Studio.
- Overzicht. Nieuwe en opgeloste tickets, eerste reactietijd en oplostijd per periode.
- Werkvoorraad. Open en wachtende tickets per groep, agent en prioriteit, met de te late tickets.
- Team en tevredenheid. Opgeloste tickets en eerste reactietijd per agent, tevredenheid en bestede tijd.
Liever laten bouwen?
Geen tijd of zin om het rapport zelf te maken? Wij bouwen je Power BI-rapport op je Freshdesk-data, precies zoals jij het wilt zien, bijvoorbeeld rond instroom en afhandeling.
- Jouw vraag als start. Je vertelt welke cijfers je wilt volgen, wij vertalen dat naar een model en rapportpagina’s.
- Meerdere bronnen. Freshdesk naast je andere gekoppelde software in één rapport.
- Altijd actueel. Het rapport haalt zijn data via APIboard op, dus het ververst mee met je koppelingen.
Delen met klanten? Met Shareboard BI, ons zusterproduct, deel je Power BI-rapporten met klanten zonder dat zij een Power BI-licentie nodig hebben.
Al je software in één model
Elke koppeling in APIboard levert tabellen via dezelfde API. Zo zet je Freshdesk in Power BI naast de rest van je software, op één manier opgehaald en met Nederlandse kolomnamen.
Veelgestelde vragen
Kan ik Freshdesk koppelen aan Power BI?
Ja. In APIboard kies je een Freshdesk-tabel en kopieer je het Power Query M-script, dat je in Power BI Desktop plakt als nieuwe bron met een lege query. Je krijgt tickets, agents, groepen, bedrijven, contacten, tijdregistraties en tevredenheidsscores als losse tabellen waar je relaties en metingen op bouwt. Reactie- en oplostijden staan er al uitgerekend in kalenderuren. Wat er in je model komt, hangt af van wat je Freshdesk-sleutel mag zien: APIboard vraagt daarom de sleutel van een beheerder.
Heeft Freshdesk een eigen Power BI-connector?
Niet in de lijst met Power Query-connectors van Microsoft, voor zover wij kunnen vinden. Freshdesk exporteert wel naar CSV of Excel en heeft een API. Met APIboard laat je Power BI de tabellen ophalen via een M-script, zonder zelf de API en de paginering uit te zoeken.
Waarom is mijn reactietijd in Power BI hoger dan in Freshdesk?
APIboard rekent in kalenderuren, van het aanmaken van het ticket tot de eerste reactie. De rapporten in Freshdesk tonen standaard kantooruren, dus dezelfde tickets kunnen daar lager uitvallen. Zet het verschil in de titel van je visual.
Staan de berichten in een ticket in mijn model?
Nee. Je krijgt het onderwerp en de omschrijving van het ticket, maar niet de reacties, notities en bijlagen. Die zeggen weinig voor een rapport en kosten Freshdesk-aanroepen per ticket.
Zitten gearchiveerde tickets in het model?
Ja. Gesloten tickets die Freshdesk heeft gearchiveerd, haalt APIboard eenmalig op. In de tabel Tickets staat bij zo'n ticket Via archief opgehaald op ja, zodat je ze kunt filteren.
Hoe vaak ververst het model?
Dat hangt af van je pakket: wekelijks bij Basis, dagelijks bij Team, 3x per dag bij Pro. Een geplande verversing in Power BI haalt de laatste stand uit APIboard op.
Freshdesk koppelen aan Power BI?
Koppel binnen minuten met je software, zonder zelf te hoeven knutselen. Wij maken het eenvoudig voor je.