Zenvoices koppelen aan Excel

Draaitabellen op Zenvoices-facturen, goedkeuringsstappen en inbox in Excel, te verversen met Power Query via APIboard in plaats van losse exports.

Gratis proberen Demo aanvragen

GET /api/v1/zenvoices/goedkeuringsstappen 200 OK

Wat je doet met Zenvoices in Excel

Openstaande facturen per crediteur. Haal Facturen op met Power Query en zet de crediteurnaam op de rijen, met het openstaande bedrag bij de waarden.
Facturen waarvan de export is mislukt. Laad Facturen en zet de exportstatus op de rijen.
Goedkeuring: wie laat facturen liggen. Haal Goedkeuringsstappen en Facturen op en koppel ze met een opzoekformule op de factuur.

Ook je eigen tabellen. Heb je in de Datawerkbank zelf een tabel gemaakt naast Goedkeuringsstappen, dan staat die in APIboard in dezelfde lijst en haal je hem net zo op in Excel.

Uitleg in het helpcentrum

Zo pak je het aan in Excel

Openstaande facturen per crediteur

Een filter op een openstaand bedrag boven nul laat alleen de lopende facturen zien, en een berekende kolom met de dagen tot of na de vervaldatum maakt van de lijst een betaalplanning. Een tweede draaitabel op de factuurmaand toont hoeveel je per maand aan facturen ontvangt. Omdat de query bij elke verversing opnieuw draait, staat het overzicht voor het betaaloverleg op de laatste stand. Voeg een kolom toe die het aantal dagen tot de vervaldatum telt en kleur de facturen die binnen een week vervallen, dan wordt het werkblad direct een betaalagenda voor je inkoper.
Facturen waarvan de export is mislukt

Een filter op de exportfout laat de facturen zien die niet bij je boekhoudpakket zijn aangekomen, met het factuurnummer, de crediteur en de foutmelding. Voeg Inbox toe om de documenten te vinden waarvan zelfs de import is mislukt. Zo houd je een lijst bij die je elke ochtend ververst en doorgeeft aan wie de fouten herstelt, zonder in Zenvoices zelf te filteren. Een tabblad per administratie houdt de lijsten overzichtelijk als je meerdere Zenvoices-administraties hebt gekoppeld, en een samenvattende draaitabel telt de fouten van alle administraties bij elkaar op.
Goedkeuring: wie laat facturen liggen

Een draaitabel met de gebruiker op de rijen en de status op de kolommen toont per goedkeurder hoeveel stappen nog openstaan. Met het tijdstip van de laatste statuswijziging rekent een kolom uit hoeveel dagen een stap al wacht. Daarmee heb je een overzicht dat je kunt delen met het managementteam om de doorlooptijd van facturen te bespreken. Met een tweede kolom die het verschil tussen de ontvangstdatum en de goedkeuringsdatum berekent, bouw je een eigen doorlooptijdrapport zonder iets in Zenvoices te hoeven instellen.

Deze data halen we op uit Zenvoices

Na het koppelen staan alle 5 tabellen uit Zenvoices klaar, met Nederlandse kolomnamen. Voor Excel begin je meestal met Goedkeuringsstappen, Facturen, Inbox en Factuurregels.

Meer over de Datawerkbank Alle tabellen en velden

Zo koppel je Zenvoices aan Excel

Volledige uitleg in het helpcentrum

Zenvoices ook koppelen aan

Alle koppelingen naar Excel

Route 1: open de tabel

Open in APIboard een tabel in Beheren > Datawerkbank en stel filters, sortering, accounts en zichtbare kolommen in zoals je ze in het bestand wilt.
Route 1: exporteer

Kies het icoon Exporteren en dan Excel (.xlsx) of CSV. Het bestand bevat precies wat je op het scherm hebt ingesteld, tot maximaal 50.000 rijen.
Route 2: genereer het script

Maak eerst als Admin of Member een API-sleutel aan, zie https://docs.apiboard.nl/helpcentrum/api-sleutels-aanmaken-en-intrekken/. Ga dan naar Analyseren > API en kies Code genereren. Kies de koppeling en de tabel, open het tabblad Power BI en kopieer het Power Query M-script. Plak je eigen API-sleutel in het script.
Route 2: maak een lege query in Excel

Kies in Excel Gegevens > Gegevens ophalen > Uit andere bronnen > Lege query.
Route 2: plak het script

Open in de Power Query-editor de Geavanceerde editor en plak het script.
Route 2: sluiten en laden

Kies Start > Sluiten en laden. De eerste keer kan Excel vragen om verificatie of een privacyniveau voor de bron. Daarna staat de tabel in je werkblad en ververs je hem wanneer je wilt.

Debiteuren en crediteuren / Debiteuren

Dashboard Debiteuren en crediteuren, pagina Debiteuren, met voorbeelddata

Debiteuren en crediteuren / Crediteuren

Dashboard Debiteuren en crediteuren, pagina Crediteuren, met voorbeelddata

Dashboards voor Zenvoices

Bouw je rapport zelf in Excel met de APIboard-API, of gebruik de kant-en-klare dashboards in APIboard Studio.

Crediteuren. Openstaande inkoopfacturen, ouderdom en betaalgedrag richting je leveranciers.

Gratis proberen

Al je software in één werkmap

Elke koppeling in APIboard levert tabellen via dezelfde API. Zo zet je Zenvoices in Excel naast de rest van je software, op één manier opgehaald en met Nederlandse kolomnamen.

Ontdek alle koppelingen Jouw software er niet bij? Laat het ons weten

Veelgestelde vragen

Kan ik Zenvoices koppelen aan Excel?

Ja. Je exporteert een Zenvoices-tabel uit de Datawerkbank als Excel-bestand, of je haalt hem automatisch op met een Power Query M-script via de API van APIboard. Je krijgt facturen, goedkeuringsstappen en inboxdocumenten in een werkblad voor draaitabellen.

Heeft Zenvoices een Excel-koppeling die zichzelf ververst?

Op de website van Zenvoices staan koppelingen met boekhoud- en ERP-pakketten en een API-koppeling, maar geen Excel-koppeling. Met APIboard haal je de factuurtabellen via Power Query op en ververst het werkblad zichzelf.

Welke kolommen van Facturen gebruik ik voor een betaallijst?

Voor een betaallijst volstaan factuurnummer, crediteur (naam), vervaldatum, openstaand bedrag en betalingskenmerk. Voeg de goedkeuringsstatus toe om facturen te zien die nog niet betaald mogen worden, en de exportstatus om te controleren of ze in je boekhoudpakket staan.

Hoe zie ik in Excel welke goedkeurder een factuur heeft?

Haal Goedkeuringsstappen op naast Facturen. Elke stap heeft een niveau, een gebruiker en een status. Met een opzoekformule op het factuur-ID zet je de naam van de goedkeurder naast het factuurnummer. Het is de huidige stand per stap, geen historie van elke wijziging.

Mag mijn boekhouder de Zenvoices-werkmap zien?

Bij de Power Query-route staat de APIboard-sleutel in het script en dus in je werkmap. Maak voor Excel een eigen sleutel met een herkenbare naam, zodat je die kunt intrekken, en deel de werkmap voorzichtig: hij bevat facturen met crediteurnamen. Het wachtwoord van je Zenvoices-API-gebruiker staat er niet in.