Zenvoices koppelen aan Copilot
Bouw in Copilot Studio een agent die via APIboard bijhoudt welke Zenvoices-facturen bij welke goedkeurder liggen en wat er in de inbox binnenkomt.
Claude
ChatGPT
Copilot
Gemini
Gemiddeld duurt het 4,2 dagen van ontvangst tot goedkeuring. Facturen boven € 5.000 duren met 7,8 dagen bijna twee keer zo lang.
Hoe lang duurt het gemiddeld voordat een factuur is goedgekeurd?
Gemiddeld duurt het 4,2 dagen van ontvangst tot goedkeuring. Facturen boven € 5.000 duren met 7,8 dagen bijna twee keer zo lang.
Wat is er deze week in de inbox binnengekomen?
Er kwamen 47 documenten binnen: 31 per e-mail, 12 via de scanner en 4 via upload. Drie zijn nog niet verwerkt, bij twee staat een importfout.
Welke grootboekrekeningen hebben dit jaar de meeste inkoopkosten?
Inkoop materialen kreeg € 212.400, Onderaanneming € 131.800 en Autokosten € 38.900. Samen is dat 78% van de factuurregels.
Welke facturen boven € 10.000 zijn nog niet goedgekeurd?
Er zijn 3 van zulke facturen: Bouwmaterialen Noord (€ 18.450), Machineverhuur West (€ 12.900) en Staalhandel Zuid (€ 10.640). Twee wachten op het tweede goedkeuringsniveau.
Wat je doet met Zenvoices in Copilot
- Doorlooptijd van goedkeuring. Je vraagt de agent: "Hoe lang duurt het gemiddeld voordat een factuur is goedgekeurd?" De agent leest Facturen en Goedkeuringsstappen, rekent van ontvangst tot goedkeuring en splitst de doorlooptijd naar bedrag.
- Nieuwe documenten in de inbox. Je vraagt: "Wat is er deze week in de inbox binnengekomen?" De agent leest Inbox, telt de documenten per herkomst en noemt de importstatus.
- Facturen boven een bedrag. Een vervolgvraag voor wie grote bedragen wil bewaken: welke facturen boven € 10.000 zijn nog niet goedgekeurd?
Alleen lezen. Copilot kan niets wijzigen in Zenvoices. Ook je eigen tabellen uit de Datawerkbank kan Copilot opvragen; totalen berekenen en filteren werkt alleen op de tabellen uit je koppelingen.
Zo pak je het aan in Copilot
-
Doorlooptijd van goedkeuring
Je ziet het gemiddelde in dagen, welke facturen blijven liggen en bij welke goedkeurder de stappen het langst open staan. Handig als vast onderwerp voor het wekelijkse inkoopoverleg. De agent noemt daarbij ook de oudste factuur per goedkeurder, zodat je in één blik ziet wie de langste achterstand heeft en wie vrijwel niets laat liggen.
-
Nieuwe documenten in de inbox
Documenten met een importfout noemt hij apart met afzender en ontvangstdatum. Zo zie je of de scanroute of de mail naar Zenvoices goed loopt. Documenten zonder herkomst of afzender noemt de agent apart, omdat die vaak de oorzaak zijn van een document dat in de inbox blijft hangen.
-
Facturen boven een bedrag
De agent leest Facturen, filtert op het bedrag incl. btw en de goedkeuringsstatus en noemt de crediteur, de vervaldatum en het goedkeuringsniveau. Zo pak je de facturen met de grootste gevolgen als eerste aan. Wil je dit als vaste controle, laat de agent dan elke maandagochtend dezelfde vraag beantwoorden, zodat het overzicht van openstaande grote facturen klaarstaat voor het overleg.
Deze data halen we op uit Zenvoices
Na het koppelen staan alle 5 tabellen uit Zenvoices klaar, met Nederlandse kolomnamen. Voor Copilot begin je meestal met Facturen, Goedkeuringsstappen en Inbox.
Zo koppel je Zenvoices aan Copilot
Volledige uitleg in het helpcentrumZenvoices ook koppelen aan
Alle koppelingen naar Copilot
Excel
Microsoft Fabric
Grok
Perplexity
Power BI-
Open de tools van je agent
Open je agent in Copilot Studio en ga naar Tools.
-
Voeg een MCP-tool toe
Kies Add a tool, dan New tool en dan Model Context Protocol. Vul een naam en omschrijving in, bijvoorbeeld APIboard.
-
Vul het serveradres in
Plak het serveradres https://mcp.apiboard.nl/mcp. Je kopieert het met één klik in APIboard onder Analyseren > AI-koppeling.
-
Kies OAuth 2.0
Kies bij authenticatie OAuth 2.0 met Dynamic discovery en maak de verbinding.
-
Log in en geef toestemming
Log in bij APIboard als dat nodig is, bevestig met je 2FA-code, kies de organisatie en klik op Toestaan. Doe dit in dezelfde browser.
-
Voeg de tool toe en test
Voeg de tool toe aan je agent en test hem in het testvenster, bijvoorbeeld met de vraag welke bronnen je hebt gekoppeld.
Dashboards voor Zenvoices
Naast je vragen aan Copilot staan in APIboard Studio kant-en-klare dashboards op je Zenvoices-data.
- Crediteuren. Openstaande inkoopfacturen, ouderdom en betaalgedrag richting je leveranciers.
Hoe meer je koppelt, hoe meer je kunt vragen
Koppel naast Zenvoices ook je andere software aan APIboard. Copilot raadpleegt dan al je gekoppelde bronnen, zodat je in één gesprek vragen stelt die over meerdere pakketten gaan.
Veelgestelde vragen
Kan ik Zenvoices koppelen aan Copilot?
Ja, met APIboard Pro. Je voegt in Copilot Studio een MCP-tool toe met het adres https://mcp.apiboard.nl/mcp. De agent beantwoordt vragen over goedkeuring, facturen en de inbox met je Zenvoices-gegevens.
Is er een officiële Zenvoices-koppeling met Copilot?
De website van Zenvoices noemt geen koppeling met Copilot en geen MCP-server van Zenvoices zelf. Via APIboard Pro bouw je de agent zelf in Copilot Studio.
Waarom een agent in Copilot Studio en niet Microsoft 365 Copilot?
In Microsoft 365 Copilot is er geen losse knop voor een eigen MCP-server, dus je maakt een agent in Copilot Studio en voegt de APIboard-connector toe als MCP-tool. Aan de APIboard-kant is het Pro-pakket nodig.
Kan de agent een factuur goedkeuren of doorsturen?
Nee. APIboard leest alleen en schrijft nooit iets terug naar Zenvoices. Goedkeuren, doorsturen of afkeuren doe je in Zenvoices zelf.
Hoe nieuw zijn de documenten die de agent ziet?
Dat hangt af van de laatste synchronisatie: wekelijks bij Basis, dagelijks bij Team en 3 keer per dag bij Pro. Een scan van vanmiddag staat er bij een dagelijkse ronde pas morgen in; de agent noemt bij elk antwoord de laatste verversing.
Wat ziet de agent van de eerste vulling?
Bij de eerste koppeling haalt APIboard de facturen met regels en goedkeuringsstappen op de achtergrond op. Zolang de pil Bezig met ophalen in APIboard staat, kan een antwoord van de agent onvolledig zijn.
Zenvoices koppelen aan Copilot?
Koppel binnen minuten met je software, zonder zelf te hoeven knutselen. Wij maken het eenvoudig voor je.