Microsoft OneDrive koppelen aan Excel

Bestanden per aanmaakjaar, bestanden met een open link en de prullenbak uit OneDrive in Excel, verversbaar via Power Query en APIboard.

Gratis proberen Demo aanvragen

GET /api/v1/microsoft-onedrive/bestanden 200 OK

Wat je doet met Microsoft OneDrive in Excel

Bestanden per aanmaakjaar. Haal Bestanden op en zet het jaar van de aanmaakdatum op de rijen, met het aantal bestanden en de som van de grootte als waarden.
Bestanden met een open link. Filter Bestanden op de kolom Gedeeld en zet het deelbereik op de rijen.
Opslag en prullenbak. Laad Opslagtrend en zet de datum op de rijen met het gebruikte aantal bytes, de ruimte in de prullenbak en de resterende ruimte als waarden.

Ook je eigen tabellen. Heb je in de Datawerkbank zelf een tabel gemaakt naast Bestanden, dan staat die in APIboard in dezelfde lijst en haal je hem net zo op in Excel.

Uitleg in het helpcentrum

Zo pak je het aan in Excel

Bestanden per aanmaakjaar

Je ziet per jaar hoeveel er is bijgekomen en hoeveel bytes dat zijn. Een tweede draaitabel splitst per bestandstype, zodat je ziet of de groei bij pdf's of bij presentaties zit. Delen door 1.073.741.824 geeft gigabytes. Zo beoordeel je of opruimen van oude jaren veel oplevert. Gebruik de kolom Pad om de grootste mappen te vinden: haal het eerste deel van het pad in een extra kolom en groepeer daarop. Je ziet dan per hoofdmap hoeveel ruimte erin zit, bijvoorbeeld de mappen voor projecten of voor scans. Zo wijs je eerst de mappen aan die de meeste ruimte opleveren als je ze opruimt.
Bestanden met een open link

Een draaitabel telt de bestanden per deelbereik, een tweede toont per map hoeveel bestanden voor iedereen met de link openstaan. Met de kolom Aangemaakt door zie je wie ze maakte. De deelstatus loopt achter tot het bestand zelf weer wijzigt, dus gebruik de tellingen als een goede indicatie en niet als een rechtenaudit. Voor een aanscherping van het deelbeleid is het een bruikbaar startpunt. Een bestand dat met een link voor iedereen is gedeeld, is niet hetzelfde als een bestand dat iemand heeft geopend. Gebruik de telling dus om te bepalen wat je naloopt, niet om iets automatisch in te trekken. De kolom URL helpt je het bestand direct in OneDrive te openen om de deelinstelling te controleren.
Opslag en prullenbak

Een lijngrafiek laat zien hoe het gebruik zich ontwikkelt, en een extra kolom met het aandeel van de prullenbak toont hoeveel ruimte je terugwint door hem te legen. De quotumstatus gebruik je als filter om te zien wanneer de status veranderde. Na elke verversing staat de laatste meting erbij. Is de quotumstatus een keer veranderd, filter dan op die datum om te zien wat er toen is bijgekomen. Voeg een kolom toe met het verschil in gebruik ten opzichte van de vorige dag, dan zie je plotselinge sprongen, zoals een grote upload of een map die uit de prullenbak is teruggezet.

Deze data halen we op uit Microsoft OneDrive

Na het koppelen staan alle 3 tabellen uit Microsoft OneDrive klaar, met Nederlandse kolomnamen. Voor Excel begin je meestal met Bestanden, Opslagtrend en Weergaven per dag.

Meer over de Datawerkbank Alle tabellen en velden

Zo koppel je Microsoft OneDrive aan Excel

Volledige uitleg in het helpcentrum

Microsoft OneDrive ook koppelen aan

Alle koppelingen naar Excel

Route 1: open de tabel

Open in APIboard een tabel in Beheren > Datawerkbank en stel filters, sortering, accounts en zichtbare kolommen in zoals je ze in het bestand wilt.
Route 1: exporteer

Kies het icoon Exporteren en dan Excel (.xlsx) of CSV. Het bestand bevat precies wat je op het scherm hebt ingesteld, tot maximaal 50.000 rijen.
Route 2: genereer het script

Maak eerst als Admin of Member een API-sleutel aan, zie https://docs.apiboard.nl/helpcentrum/api-sleutels-aanmaken-en-intrekken/. Ga dan naar Analyseren > API en kies Code genereren. Kies de koppeling en de tabel, open het tabblad Power BI en kopieer het Power Query M-script. Plak je eigen API-sleutel in het script.
Route 2: maak een lege query in Excel

Kies in Excel Gegevens > Gegevens ophalen > Uit andere bronnen > Lege query.
Route 2: plak het script

Open in de Power Query-editor de Geavanceerde editor en plak het script.
Route 2: sluiten en laden

Kies Start > Sluiten en laden. De eerste keer kan Excel vragen om verificatie of een privacyniveau voor de bron. Daarna staat de tabel in je werkblad en ververs je hem wanneer je wilt.

Bestandsopslag / Bestanden

Dashboard Bestandsopslag, pagina Bestanden, met voorbeelddata

Dashboards voor Microsoft OneDrive

Bouw je rapport zelf in Excel met de APIboard-API, of gebruik de kant-en-klare dashboards in APIboard Studio.

Bestandsopslag. Opslagruimte, bestanden, delen en toegang.

Gratis proberen

Al je software in één werkmap

Elke koppeling in APIboard levert tabellen via dezelfde API. Zo zet je Microsoft OneDrive in Excel naast de rest van je software, op één manier opgehaald en met Nederlandse kolomnamen.

Ontdek alle koppelingen Jouw software er niet bij? Laat het ons weten

Veelgestelde vragen

Kan ik Microsoft OneDrive koppelen aan Excel?

Ja. Je exporteert een OneDrive-tabel uit de Datawerkbank als Excel-bestand, of je haalt hem automatisch op met een Power Query M-script via de API van APIboard. Je krijgt bestanden, opslag en weergaven in een werkblad voor draaitabellen.

Is er een officiële OneDrive-koppeling met Excel?

Ja, in de vorm van de SharePoint folder-connector in Power Query, die in Excel beschikbaar is. Microsoft beschrijft dat je daarmee ook bestanden op OneDrive voor werk of school bereikt, met het adres van je persoonlijke site. Het gaat om de bestanden zelf, niet om een overzicht van opslag of weergaven.

Hoe krijg ik OneDrive-gegevens in Excel zonder handmatig te exporteren?

Je exporteert een tabel uit de Datawerkbank als Excel-bestand, of je kopieert in de codegenerator het script van het tabblad Excel en plakt het in Power Query. Het script bevat een APIboard-sleutel en haalt de tabel bij elke verversing opnieuw op. Een draaitabel op de tabel ververs je daarna met Alles vernieuwen.

Welke OneDrive krijg ik in mijn werkblad?

De OneDrive van het Microsoft-werk- of schoolaccount waarmee je in APIboard koppelde, met de naam OneDrive van plus je weergavenaam. Persoonlijke Microsoft-accounts werken niet. Wil je de OneDrive van een collega erbij, dan koppelt die collega zelf; elke koppeling telt als account in je pakket.

Waarom missen de weergaven van meer dan drie maanden terug?

APIboard haalt de weergaven per dag over de laatste 89 dagen op. Wil je een langere historie, kopieer dan periodiek de tabel naar een eigen tabblad of een eigen bestand, zodat je de oudere maanden bewaart.

Welke sleutel staat er in mijn Excel-bestand met OneDrive-data?

Bij een Power Query-script een APIboard-sleutel, niet je Microsoft-toegang. Die sleutel staat in het script en dus in je werkmap. Deel de werkmap voorzichtig en gebruik voor Excel een eigen sleutel, zodat je die kunt intrekken zonder dat andere tools stoppen. De werkmap bevat ook bestandsnamen en paden uit je OneDrive.