Asana koppelen aan Copilot
Laat een Copilot Studio-agent via APIboard uitzoeken hoe ver je Asana-doelen zijn, hoeveel uren per project er zijn en welke taken geen deadline hebben.
Claude
ChatGPT
Copilot
Gemini
Van de 6 doelen staan er 4 op koers. Het doel Nieuwe klanten staat op 18 van 24 en het doel Doorlooptijd offertes is nog niet gestart.
Hoe ver zijn onze doelen?
Van de 6 doelen staan er 4 op koers. Het doel Nieuwe klanten staat op 18 van 24 en het doel Doorlooptijd offertes is nog niet gestart.
Welke open taken hebben geen deadline?
Er zijn 23 open taken zonder deadline, 15 daarvan in Onderhoud algemeen. Vier van deze taken zijn ouder dan 60 dagen.
Welke mijlpalen staan de komende 30 dagen gepland?
Er staan 4 mijlpalen gepland: Oplevering ontwerp (3 november), Livegang website (14 november), Eerste oplevering app (21 november) en Jaarafsluiting (30 november).
Hoeveel uren zijn er deze maand geschreven per project?
In oktober zijn 164 uur geregistreerd over 5 projecten. Website Groenhof heeft er 58, Onderhoud algemeen 41 en Huisstijl Noordlicht 33. Van het totaal is 71% declarabel.
Wat je doet met Asana in Copilot
- Hoe ver zijn onze doelen?. Je vraagt de agent: "Hoe ver zijn onze doelen?" Doelen heeft de Naam, de Eigenaar, het Team, de Status, de huidige waarde en de doelwaarde van de voortgang.
- Uren per project in de maand. Een vraag voor de bezetting: "Hoeveel uren zijn er deze maand per project geschreven en hoeveel daarvan is declarabel?" De agent leest Tijdregistratie, filtert op de Datum van de maand en zoekt de projectnaam in Projecten.
- Open taken zonder deadline. Een derde vraag voor wie de planning wil opschonen: welke open taken hebben geen deadline?
Alleen lezen. Copilot kan niets wijzigen in Asana. Ook je eigen tabellen uit de Datawerkbank kan Copilot opvragen; totalen berekenen en filteren werkt alleen op de tabellen uit je koppelingen.
Zo pak je het aan in Copilot
-
Hoe ver zijn onze doelen?
De agent rekent per doel het percentage uit en noemt de doelen die op koers liggen en de doelen die achterlopen. Een doel zonder voortgangswaarde noemt hij apart. Doelen bestaan alleen in betaalde Asana-plannen; de periode van een doel haalt APIboard niet op, dus de agent kan niet zeggen of een doel in dit kwartaal valt.
-
Uren per project in de maand
Je krijgt per project de uren en het declarabele deel. Vraag je het per medewerker, dan koppelt de agent de gebruiker erbij. Heeft je Asana-plan geen tijdregistratie, dan blijft de tabel leeg en zegt de agent dat.
-
Open taken zonder deadline
De agent leest Taken, filtert op Afgerond is onwaar en een lege Deadline en telt per project. Hij noemt de projecten met de meeste taken zonder datum en de taken die al lang openstaan op basis van Aangemaakt op. Zo weet je waar je een datum moet vragen voordat de taak in de vergetelheid raakt.
Deze data halen we op uit Asana
Na het koppelen staan alle 15 tabellen uit Asana klaar, met Nederlandse kolomnamen. Voor Copilot begin je meestal met Doelen, Tijdregistratie, Taken en Projecten.
Zo koppel je Asana aan Copilot
Volledige uitleg in het helpcentrumAsana ook koppelen aan
Alle koppelingen naar Copilot
Excel
Microsoft Fabric
Grok
Perplexity
Power BI-
Open de tools van je agent
Open je agent in Copilot Studio en ga naar Tools.
-
Voeg een MCP-tool toe
Kies Add a tool, dan New tool en dan Model Context Protocol. Vul een naam en omschrijving in, bijvoorbeeld APIboard.
-
Vul het serveradres in
Plak het serveradres https://mcp.apiboard.nl/mcp. Je kopieert het met één klik in APIboard onder Analyseren > AI-koppeling.
-
Kies OAuth 2.0
Kies bij authenticatie OAuth 2.0 met Dynamic discovery en maak de verbinding.
-
Log in en geef toestemming
Log in bij APIboard als dat nodig is, bevestig met je 2FA-code, kies de organisatie en klik op Toestaan. Doe dit in dezelfde browser.
-
Voeg de tool toe en test
Voeg de tool toe aan je agent en test hem in het testvenster, bijvoorbeeld met de vraag welke bronnen je hebt gekoppeld.
Dashboards voor Asana
Naast je vragen aan Copilot staan in APIboard Studio kant-en-klare dashboards op je Asana-data.
- Uren & projecten. Geschreven en declarabele uren per project en medewerker.
- Taken & team. Open, afgeronde en te late taken, werk per persoon en de planning voor de komende weken.
- Projecten & doelen. Voortgang, te late taken en einddatum per project, en de doelen uit je werkruimte.
Hoe meer je koppelt, hoe meer je kunt vragen
Koppel naast Asana ook je andere software aan APIboard. Copilot raadpleegt dan al je gekoppelde bronnen, zodat je in één gesprek vragen stelt die over meerdere pakketten gaan.
Veelgestelde vragen
Kan ik Asana koppelen aan Copilot?
Ja, met APIboard Pro. Je voegt in Copilot Studio bij je agent een tool van het type Model Context Protocol toe met het adres https://mcp.apiboard.nl/mcp en kiest OAuth 2.0 met Dynamic discovery. De agent beantwoordt vragen over doelen, uren en taken uit je Asana-werkruimte en kan niets wijzigen. In Microsoft 365 Copilot zelf is er geen losse knop voor een eigen MCP-server.
Heeft Asana een officiële koppeling met Microsoft Copilot?
Microsoft beschrijft een Asana-connector voor Microsoft 365 Copilot die taken indexeert voor zoeken. Doelen, portfolio's en eigen velden zitten daar niet in. Via APIboard Pro voeg je zelf een MCP-tool toe aan een Copilot Studio-agent, waarmee je ook doelen en uren bevraagt.
Welk pakket en welke licentie heb ik nodig?
APIboard Pro, want de AI-koppeling is alleen beschikbaar in Pro. Aan de kant van Microsoft heb je Copilot Studio nodig om een agent met een MCP-tool te bouwen. Je koppelt Asana niet opnieuw.
Kan de agent een taak aanmaken of een doel bijwerken?
Nee. De APIboard-koppeling is alleen lezen. Taken en doelen wijzig je in Asana.
Waarom is de tabel Doelen leeg?
Doelen en tijdregistratie bestaan alleen in betaalde Asana-plannen. Heeft je werkruimte ze niet, dan blijven de tabellen leeg en werken de taken en projecten gewoon.
Ziet de agent ook taken uit andere werkruimten?
Alleen als je die werkruimten in APIboard hebt gekoppeld. Elke werkruimte telt als account binnen je pakket, en de agent ziet alleen wat het Asana-account ziet waarmee je koppelt.
Asana koppelen aan Copilot?
Koppel binnen minuten met je software, zonder zelf te hoeven knutselen. Wij maken het eenvoudig voor je.