Een ouderdomsanalyse van debiteuren verdeelt het openstaande bedrag van je verkoopfacturen naar hoe oud de facturen zijn, meestal in klassen van 0 tot 30, 31 tot 60, 61 tot 90 en meer dan 90 dagen. Je ziet dan in één oogopslag hoeveel geld al lang openstaat. Kies vooraf of je de leeftijd telt vanaf de factuurdatum of vanaf de vervaldatum, en houd die keuze vast.
Een totaalbedrag aan openstaande facturen zegt weinig. Een bedrag dat deze maand is gefactureerd, is iets anders dan hetzelfde bedrag dat al maanden openstaat. Een ouderdomsanalyse maakt dat verschil zichtbaar door je openstaande debiteuren te verdelen naar leeftijd. In deze gids lees je hoe je er een maakt, hoe je hem leest en hoe je hem actueel houdt.
Wat een ouderdomsanalyse laat zien
Een ouderdomsanalyse verdeelt het nog niet betaalde deel van je verkoopfacturen over leeftijdsklassen. Een overzichtelijke indeling is in klassen van dertig dagen: 0 tot 30, 31 tot 60, 61 tot 90 en meer dan 90 dagen. Die vier klassen gebruikt APIboard Studio ook. Per klasse zie je het openstaande bedrag, en per klant zie je in welke klassen zijn facturen vallen.
Het verschil met DSO is dat DSO één gemiddelde geeft. Een gemiddelde kan er prima uitzien terwijl één grote factuur al maanden openstaat. De ouderdomsanalyse laat juist die uitschieters zien.
De keuze die je vooraf maakt
Je kunt de leeftijd van een factuur op twee manieren tellen. Vanaf de factuurdatum zie je hoe lang je geld onderweg is, los van de afgesproken betaaltermijn. Vanaf de vervaldatum zie je hoe ver een klant over de termijn heen is. Werk je met verschillende betaaltermijnen per klant, dan geven die twee manieren een ander beeld.
Er is geen goede of foute keuze, zolang je hem vasthoudt. APIboard Studio telt vanaf de factuurdatum, net als bij het aantal dagen open per factuur. Daarnaast toont het dashboard apart het bedrag dat al vervallen is, zodat je ook ziet wat er over de termijn heen is.
Zo lees je de klassen
Begin bij de oudste klasse. Alles boven de 90 dagen verdient een concrete actie per factuur: is er een geschil, een fout in de factuur of een klant die niet kan betalen? Bij 61 tot 90 dagen is het moment om na te bellen, voordat een factuur in de oudste klasse belandt. De jongste klassen laten zien wat er normaal onderweg is.
Kijk daarna naar de verschuiving tussen twee momenten. Wordt de klasse boven de 90 dagen elke maand groter, dan lost het nabellen het probleem niet op. Blijft hij gelijk terwijl de omzet groeit, dan gaat het de goede kant op.
Een ouderdomsanalyse zonder spreadsheet
Met de hand maak je een ouderdomsanalyse door een lijst openstaande posten te exporteren en die in een spreadsheet in klassen te verdelen. Dat werkt, maar het is een momentopname die je elke keer opnieuw moet maken.
In APIboard Studio staat de ouderdomsanalyse in het dashboard Debiteuren en crediteuren, op basis van je gekoppelde boekhouding, zoals Moneybird, Exact Online, Twinfield of e-Boekhouden; voor e-Boekhouden staat de aanpak in e-Boekhouden.nl-data analyseren. Naast de klassen zie je het openstaande bedrag, het vervallen bedrag, de gemiddelde betaaltermijn over de laatste twaalf maanden en een tabel met openstaande facturen, per klant of per factuur, die je op elke kolom kunt sorteren. Hoe je daar een vaste werkwijze omheen bouwt, lees je in debiteurenbeheer: openstaande posten in één dashboard. Meer over de dashboards staat op data analyseren.
Ook voor je crediteuren
Dezelfde analyse werkt andersom, voor de facturen die jij nog moet betalen. Het dashboard heeft daarvoor een aparte pagina Crediteuren, met het openstaande bedrag aan inkoopfacturen, het vervallen deel en dezelfde ouderdomsklassen. Leg de twee naast elkaar: staan je klanten gemiddeld langer open dan jij je leveranciers laat wachten, dan financier jij het verschil. Hoe dat doorwerkt in je werkkapitaal, lees je in werkkapitaal berekenen.
Onze tip: bespreek de klasse boven de 90 dagen niet als totaal maar factuur voor factuur. Achter een groot bedrag in die klasse zitten vaak maar een paar facturen, en elke factuur heeft een eigen oorzaak en een eigen oplossing.
