Je maakt een directierapportage uit meerdere systemen door elk systeem één keer te koppelen en per onderwerp, zoals financiën, verkoop, marketing en personeel, een paar kerncijfers te kiezen. In APIboard Studio vullen de dashboards zich daarna automatisch. Je exporteert een heel dashboard als PDF of PowerPoint voor het overleg, en geeft directieleden die alleen meekijken de rol Viewer.
Een directierapportage is vaak handwerk. Iemand haalt cijfers uit de boekhouding, uit het CRM, uit Google Analytics en uit het planningssysteem, plakt ze in een presentatie en stuurt die rond. Dat kost elke periode tijd, en elke keer kan er iets misgaan. In deze gids lees je hoe je dezelfde rapportage opzet met cijfers die zich vanzelf vullen.
Begin bij de vragen van de directie
Een goede directierapportage begint niet bij de beschikbare data, maar bij de vragen. Hoe staan we er financieel voor? Hoe loopt de verkoop? Komt er genoeg aanloop via de website? Lukt het met de bezetting? Elke vraag hoort bij een onderwerp, en bij elk onderwerp hoort een systeem. Hoe je de juiste cijfers kiest, lees je in operationele KPI’s in één overzicht.
Houd het klein. Per onderwerp een handvol cijfers, met een vergelijking met een eerdere periode. Hoe meer cijfers, hoe kleiner de kans dat de belangrijkste opvallen.
Elk systeem één keer koppelen
Koppel de systemen die bij je onderwerpen horen één keer aan APIboard. Voor financiën is dat je boekhouding, zoals Moneybird of Exact Online. Voor verkoop je CRM, zoals HubSpot. Voor de website Google Analytics. Voor personeel je planningssysteem, zoals Shiftbase. Daarna worden de gegevens automatisch ververst, in het ritme van je pakket.
Per onderwerp een dashboard
APIboard Studio heeft dashboards per onderwerp, zoals Winst en verlies, Financiële en liquiditeitspositie, Pijplijn, Website-overzicht en Rooster en uren. Een directierapportage bestaat dan uit een paar van die dashboards. Spreek per dashboard af welke tegels in het overleg worden besproken, en gebruik de filters op periode en bron om steeds hetzelfde beeld te krijgen.
Met de ster maak je een dashboard favoriet. Favorieten zijn persoonlijk, dus elk directielid kan de eigen set dashboards bovenaan zetten.
Delen en presenteren
Voor het overleg exporteer je een heel dashboard als PDF of PowerPoint. Studio loopt dan alle pagina’s af en zet ze in één bestand. Een losse tegel exporteer je als afbeelding of CSV, een losse pagina als afbeelding. Of een dashboard of een rapport beter past, lees je in dashboard of rapport: wat heb je nodig.
Directieleden die alleen willen meekijken, geef je de rol Viewer. Een Viewer ziet APIboard Studio, maar geen pagina’s om te koppelen of te beheren. Zo kijkt de directie zelf, wanneer het uitkomt, in plaats van te wachten op de volgende presentatie.
Vragen tussen twee overleggen door
Niet elke vraag kan wachten op de volgende rapportage. Met de AI-koppeling in het pakket Pro stelt een directielid met de rol Admin of Member een vraag aan de eigen AI-assistent. Die kan onder meer de kerncijfers van een Studio-dashboard voor een periode opvragen, vergeleken met de vorige periode zoals het dashboard die zelf definieert. Zo krijgt de directie hetzelfde cijfer als in het dashboard, alleen sneller. De AI leest alleen mee en blijft binnen je eigen organisatie; meer daarover in wat een AI-assistent wel en niet met je data doet.
Eén overzicht over alle systemen
Wil je toch één eigen overzicht met cijfers uit meerdere systemen op één pagina, dan zijn er twee routes. Je haalt de gegevens via de API in een eigen BI-tool zoals Power BI, of je laat een dashboard op maat bouwen. Hoe dat voor financiën werkt, lees je in financiële rapportage automatiseren. Wat de pakketten bevatten, staat op de prijzenpagina.
Onze tip: zet bovenaan elke rapportage de datum van de cijfers en de drie dingen die deze periode opvielen. Dan begint het overleg bij de conclusie en niet bij het zoeken in de grafieken, en blijft er tijd over voor de besluiten.
