Je brengt uren en facturatie samen door TimeChimp aan APIboard te koppelen. APIboard haalt dan zowel de uren als de facturen op, met de tabel Uren op facturen als schakel. In de Datawerkbank maak je er een eigen tabel van met de stap Samenvoegen. Wil je ook cijfers uit je boekhouding erbij, dan voeg je een tabel van die koppeling toe op een gemeenschappelijke kolom.
Uren staan in je tijdregistratie, facturen in je facturatie of boekhouding. Wie wil weten welke uren al zijn gefactureerd en welke nog open staan, moet die twee naast elkaar leggen. Dat kan met TimeChimp al binnen één koppeling, en met een extra koppeling ook breder.
Wat TimeChimp zelf al bevat
Naast uren bevat TimeChimp ook facturen. APIboard haalt de tabel Uren op, met onder meer Datum, Uren, Status en Prijs, en de tabel Facturen, met onder meer Status, Datum, Vervaldatum en Totaal. De tabel Uren op facturen verbindt die twee: daarin staat welke urenregels op welke factuur zijn terechtgekomen.
Ook bij Taken staat een veld Factureerbaar. Voor de eerste vraag, welke uren zijn gefactureerd, heb je dus geen tweede systeem nodig.
Wat het standaarddashboard wel en niet laat zien
Het dashboard Uren & projecten toont geschreven en declarabele uren per klant, project, taak en medewerker. Het laat geen facturen, tarieven of bedragen zien. Die pagina is bewust niet gebouwd. Wil je uren en facturatie wel combineren, dan doe je dat in de Datawerkbank. Meer over wat het dashboard doet staat bij TimeChimp-uren en projecten in een dashboard.
Zo voeg je uren en facturen samen
Je maakt een eigen tabel met de stap Samenvoegen. Die voegt kolommen uit een andere tabel toe, op basis van een gemeenschappelijke kolom. Je kiest of je alle rijen houdt of alleen de overeenkomende. De brontabel blijft ongewijzigd.
Houd je alle rijen, dan zie je ook de uren die nog niet gefactureerd zijn: precies de lijst die je wilt nakijken voor je factureert. Kies je alleen overeenkomende rijen, dan houd je de uren over die al op een factuur staan. De stappen staan in de Datawerkbank. Een eigen tabel maken kan vanaf het pakket Team; zie prijzen.
Let bij het nakijken op de status van de uren en op de status van de factuur. Een urenregel kan wel op een factuur staan terwijl die factuur nog een concept is, en dat telt voor je administratie anders dan een verstuurde of betaalde factuur. Leg vooraf vast welke statussen je meetelt als gefactureerd, zodat je overzicht elke maand hetzelfde leest. Voeg je daarna een berekende kolom of een groepering toe, bijvoorbeeld het aantal uren per klant, dan krijg je een compacte lijst om voor het factureren door te lopen.
Ook je boekhouding erbij
Gebruik je daarnaast een boekhoudpakket, zoals Moneybird, dan kun je een tabel van die koppeling als tweede bron voor Samenvoegen gebruiken. Moneybird heeft onder meer verkoopfacturen; welke velden je kunt gebruiken, zie je per tabel in de Datawerkbank.
Het lastige zit in de sleutel. Samenvoegen werkt alleen als beide tabellen een kolom delen waarvan de waarden precies overeenkomen. Staat een klant in TimeChimp onder een andere schrijfwijze dan in je boekhouding, dan vallen die rijen weg bij Alleen overeenkomende rijen. Kijk dat dus na met Alle rijen en pas eventueel de waarden aan.
Een vraag stellen via de AI-koppeling
Met de AI-koppeling, die in Pro zit, kan een AI-assistent je tabellen raadplegen: welke bronnen je hebt, welke tabellen en kolommen er zijn en welke rijen erin staan. De AI kan alleen lezen en alleen in je eigen organisatie. Ook je eigen tabellen uit de Datawerkbank kan de AI opvragen. Maak je dus eerst een samengevoegde tabel, dan kun je daar vragen over stellen. Meer over vragen stellen aan je data lees je bij AI-assistent vragen stellen aan data.
Onze tip: begin met alleen TimeChimp. Voeg Uren en Uren op facturen samen met Alle rijen en filter op de uren zonder factuur. Pas als die lijst klopt, voeg je een tabel uit je boekhouding toe.
