Budget versus realisatie is een rapportage waarin je per periode en per post je werkelijke cijfers naast je begroting zet. Per regel zie je het budget, de realisatie en de afwijking, in euro en als percentage. Het werkt alleen als budget en realisatie op hetzelfde niveau staan: dezelfde grootboekrekeningen of kostenplaatsen en dezelfde periodes.
Een begroting maken is één ding; weten of je je eraan houdt is iets anders. Budget versus realisatie zet per periode je werkelijke cijfers naast wat je had begroot. Dat laat zien waar je afwijkt, en vooral waarom. In dit artikel lees je hoe zo’n rapportage is opgebouwd, waar je op let en waar je de cijfers vandaan haalt.
Hoe de rapportage is opgebouwd
Een rapportage budget versus realisatie heeft per regel vier kolommen: de post, het budget, de realisatie en de afwijking. De post is een grootboekrekening, een groep rekeningen of een kostenplaats. De afwijking is realisatie min budget, in euro en als percentage van het budget.
Rapporteer per periode én cumulatief. Een maand kan flink afwijken terwijl het jaar tot nu toe precies op koers ligt, bijvoorbeeld omdat een kostenpost een maand later viel dan begroot. Zonder cumulatieve kolom trek je dan de verkeerde conclusie.
Budget en realisatie op hetzelfde niveau
Een vergelijking klopt alleen als budget en realisatie op hetzelfde niveau staan. Is het budget per kostenplaats gemaakt en boek je de realisatie op grootboekrekeningen zonder kostenplaats, dan valt er niets te vergelijken. Hetzelfde geldt voor periodes: een jaarbudget kun je niet naast maandcijfers zetten zonder het eerst over de maanden te verdelen.
Verdeel een jaarbudget naar het verwachte verloop, niet automatisch in twaalf gelijke delen. Voor huur werkt dat prima; voor omzet met een seizoen niet. Anders laat elke maand een afwijking zien die alleen uit de verdeling komt.
Afwijkingen lezen
Begin bij de grootste afwijkingen in euro, niet bij de grootste percentages. Een kleine post met een groot afwijkingspercentage weegt minder dan een grote post die een paar procent afwijkt. Zoek daarna per afwijking de oorzaak. Grofweg zijn er drie soorten: een eenmalige gebeurtenis, een verschuiving in de tijd, of een structurele verandering. Alleen de laatste vraagt om bijsturen of om een aangepaste begroting.
Let ook op de richting. Lagere kosten dan begroot zijn niet altijd goed nieuws: soms is een factuur gewoon nog niet geboekt. Rapporteer daarom pas als de periode in de boekhouding is afgesloten.
Waar de cijfers vandaan komen
Bij Exact Online en Twinfield haalt APIboard zowel de budgetten als de grootboeksaldi per periode op, en ook de kostenplaatsen. Daarmee heb je beide kanten van de vergelijking zonder export. In de standaard Studio-dashboards staat geen vergelijking met je financiële begroting; alleen het dashboard Rooster en uren zet loonkosten naast een loonkostenbudget uit je planningssysteem. Je zet de tabellen naast elkaar in de Datawerkbank, haalt ze binnen in Power BI via de API, of je vraagt het aan je AI-assistent via de AI-koppeling in het pakket Pro, bijvoorbeeld: zitten we boven of onder budget op de kostenplaats Marketing?
Werk je in Exact Online met meerdere budgetscenario’s, bijvoorbeeld een oorspronkelijke begroting en een bijgestelde versie, let dan op welk scenario je vergelijkt. De tabel Budgetten bevat per regel het scenario, het boekjaar en de periode. Filter altijd op één scenario, anders tel je twee begrotingen bij elkaar op en lijkt elke post ruim binnen budget te blijven.
Hoe dat met Twinfield werkt, lees je in Twinfield-data analyseren met AI; de route naar Power BI staat in Exact Online koppelen aan Power BI. Welke andere financiële cijfers je kunt volgen, lees je in financieel dashboard: welke KPI’s. Wat de pakketten bevatten, staat op de prijzenpagina.
Onze tip: bespreek bij elke rapportage alleen de drie grootste afwijkingen. Een lijst met twintig kleine verschillen leidt af; drie goed onderzochte afwijkingen leiden tot een besluit.
