Een sync, kort voor synchronisatie, is het ophalen van gegevens uit een bronsysteem zodat een kopie elders gelijk blijft aan de bron. Na een eerste volledige vulling halen de meeste syncs alleen op wat er sinds de vorige keer is veranderd. Bij APIboard hangt de frequentie af van je pakket: wekelijks bij Proefperiode en Basis, dagelijks bij Team en drie keer per dag bij Pro.
Wie systemen koppelt, komt het woord sync overal tegen: een sync die loopt, een sync die mislukt, de laatste sync. In dit artikel lees je wat een sync precies is, wat er tijdens een sync gebeurt en hoe vaak APIboard je gegevens ververst.
Wat een sync is
Sync is kort voor synchronisatie: gegevens uit een bronsysteem ophalen, zodat een kopie elders gelijk blijft aan de bron. De bron is bijvoorbeeld je boekhouding of je CRM; de kopie staat in een platform als APIboard, waar je er dashboards, een API of een AI-assistent op loslaat. De bron blijft de plek waar je werkt; de kopie volgt.
Een sync gaat meestal één kant op: van de bron naar de kopie. Bij APIboard is dat altijd zo. APIboard leest uit je systemen en schrijft er niets in terug.
Wat er tijdens een sync gebeurt
De eerste sync is een volledige vulling. Alles wat relevant is, komt voor het eerst binnen. Waarom die langer duurt, lees je in waarom de eerste synchronisatie langer duurt.
Daarna gaat het sneller. De meeste koppelingen halen dan alleen op wat er sinds de vorige keer is veranderd, op basis van een wijzigingsdatum of een lijst met wijzigingen die het bronsysteem zelf bijhoudt. Dat heet incrementeel ophalen. Sommige bronnen bieden dat niet; dan haalt de sync een gedeelte of alles opnieuw op en vergelijkt het met wat er al was. Records die in de bron zijn verwijderd, worden daarbij als verwijderd gemarkeerd.
Hoe vaak APIboard ververst
Bij APIboard hangt de frequentie af van je pakket, en geldt die voor alle koppelingen van je organisatie:
- Proefperiode en Basis: wekelijks, op maandag rond 03:00.
- Team: dagelijks, elke nacht rond 03:00.
- Pro: drie keer per dag, rond 03:00, 12:00 en 18:00.
De tijden zijn Nederlandse tijd. Een vernieuwing start binnen enkele minuten rond die tijd. Een nieuwe koppeling wacht niet op het schema: de eerste sync start direct na het koppelen. Wat de pakketten verder bevatten, staat op de prijzenpagina.
Wissel je van pakket, dan verandert ook het ritme. Wat al is opgehaald, blijft staan als je naar een kleiner pakket gaat. Ga je naar een groter pakket, dan vult APIboard bij sommige koppelingen de oudere periode later aan.
Waarom niet realtime?
Realtime klinkt aantrekkelijk, maar voor veel rapportages is het niet nodig. Een dashboard met omzet per maand of openstaande facturen verandert niet wezenlijk binnen een uur. Bovendien staan bronsystemen maar een beperkt aantal aanvragen toe; voortdurend ophalen zou die limieten snel raken. Een vast ritme houdt je gegevens actueel genoeg en betrouwbaar.
Wil je weten hoe actueel een cijfer is, kijk dan bij Koppelen, Bronnen naar de tegel Laatste vernieuwing, of in het detailpaneel van een koppeling. Ook de AI-koppeling geeft bij elk antwoord mee wanneer de bron voor het laatst is ververst.
Sync, ETL en integratie
Een sync is één onderdeel van data-integratie. In wat is data-integratie lees je hoe het geheel in elkaar zit, in data-integratie in het mkb waarom het nu urgenter wordt, en in wat is ETL hoe ophalen, omzetten en laden samenhangen. Hoe je de synchronisatie van je bedrijfsdata praktisch opzet, staat in data-synchronisatie automatiseren. Een voorbeeld van een koppeling die zo werkt, is Exact Online.
Onze tip: zet in elk rapport dat je deelt erbij van wanneer de cijfers zijn. Een getal zonder datum roept vragen op; een getal met “stand maandag 03:00” niet.
