Het verzuimpercentage is volgens het CBS het totaal aantal ziektedagen van werknemers, in procenten van het totaal aantal beschikbare werkdagen in de verslagperiode; bij deeltijd tel je de verzuimde dagen naar rato van de deeltijdfactor. De meldingsfrequentie is het aantal nieuwe ziekmeldingen in een periode, gedeeld door het aantal medewerkers. Het eerste meet hoeveel tijd verloren gaat, het tweede hoe vaak mensen uitvallen.
Verzuim wordt op verschillende manieren berekend, en dat maakt cijfers lastig te vergelijken. Twee kengetallen geven samen het meest complete beeld: het verzuimpercentage en de meldingsfrequentie. In dit artikel lees je hoe je ze berekent, waar je op let en hoe je ze naast elkaar leest.
Het verzuimpercentage
Het CBS definieert het ziekteverzuimpercentage als het totaal aantal ziektedagen van de werknemers, in procenten van het totaal aantal beschikbare werkdagen van de werknemers in de verslagperiode:
Verzuimpercentage = ziektedagen / beschikbare werkdagen × 100
Bij deeltijdwerk vermenigvuldig je volgens het CBS het aantal verzuimde dagen per persoon met de deeltijdfactor, en reken je de personeelssterkte in fte. Verzuim langer dan een jaar telt mee; regulier zwangerschaps- en bevallingsverlof niet, omdat dat sinds december 2001 onder de Wet Arbeid en Zorg valt en niet meer onder de Ziektewet.
Een puur rekenvoorbeeld om de formule te laten zien: zijn er in een maand 400 beschikbare werkdagen en 20 ziektedagen, dan is het verzuimpercentage 5 procent.
De meldingsfrequentie
De meldingsfrequentie is het aantal ziekmeldingen dat in een periode begon, gedeeld door het aantal medewerkers. Het CBS wijst erop dat de lengte van de periode de hoogte van de meldingsfrequentie beïnvloedt, waardoor kwartaal- en jaarcijfers niet direct vergelijkbaar zijn. Vergelijk dus altijd periodes van dezelfde lengte, bijvoorbeeld elk kwartaal met hetzelfde kwartaal een jaar eerder.
Waarom je beide nodig hebt
De twee cijfers vertellen een ander verhaal. Een paar medewerkers die lang ziek zijn, zorgen voor een hoog verzuimpercentage, terwijl de meldingsfrequentie laag blijft. Veel korte ziekmeldingen geven het omgekeerde: een hoge meldingsfrequentie bij een bescheiden verzuimpercentage. Wie alleen naar het percentage kijkt, mist dat verschil, en daarmee ook de vraag welke aanpak past.
Leg vooraf vast wat je meetelt. Telt verlof mee of niet, gedeeltelijke ziekmeldingen, medewerkers met een nulurencontract? Kies één definitie en houd die vast, zodat je cijfers over de tijd en tussen afdelingen vergelijkbaar blijven.
Verzuim in een dashboard
In APIboard Studio staat het dashboard Personeel en verzuim, op basis van je planningssysteem, zoals Shiftbase. Het verzuimpercentage is daar de verzuimuren gedeeld door de geroosterde uren: dezelfde gedachte als de CBS-definitie, maar in uren in plaats van dagen. Afwezigheid telt alleen als die is goedgekeurd, en verlof telt niet als verzuim. Daarnaast toont het dashboard het aantal verzuimmeldingen, geteld op de eerste verzuimdag, en verzuim en verlof per maand. Je kunt filteren op afdeling. Het dashboard geeft geen normen of signalen; het oordeel laat het aan jou.
Voor gesprekken met individuele medewerkers is er een tabel met verzuimdagen per medewerker. Die toont bewust alleen het aantal dagen met (gedeeltelijk) verzuim, zonder de soort verzuim of een toelichting. Het dashboard toont dus geen informatie over de aard van het verzuim. Voor een eerste gesprek over vaak terugkerend verzuim heb je die ook niet nodig: het aantal dagen en het aantal meldingen in een periode zijn genoeg om het gesprek te openen.
Hoe je zo’n dashboard opbouwt, lees je in HR-dashboard: verzuim en roosteruren meten. Wat de Shiftbase-koppeling ophaalt, staat in Shiftbase: rooster, uren en verzuim in beeld. Meer over de dashboards staat op data analyseren.
Onze tip: bespreek verzuimcijfers op afdelingsniveau, nooit per persoon in een breed overleg. Het doel is zien waar de werkdruk of de planning knelt, niet wie er ziek was. Zo blijft het gesprek gaan over wat je kunt verbeteren.
