Een HR-dashboard voor verzuim en roosteruren combineert twee bronnen uit je planningssysteem: het rooster (geroosterde en gewerkte uren) en de afwezigheid (verzuim en verlof). Je meet verzuimuren en verzuimpercentage, de bezetting als verhouding tussen gewerkte en geroosterde uren, en het aantal verzuimmeldingen. Leg vooraf vast wat je meetelt, zodat cijfers per afdeling en periode vergelijkbaar blijven.
Verzuim en roosteruren staan meestal in hetzelfde planningssysteem, maar worden zelden samen bekeken. Dat is jammer, want ze horen bij elkaar: verzuim is een van de redenen dat gewerkte uren afwijken van het rooster. Een HR-dashboard dat verzuim en roosteruren naast elkaar zet, laat zien waar uren wegvallen en of je rooster nog bij de praktijk past.
Welke cijfers je meet
Voor het rooster zijn vier cijfers genoeg: geroosterde uren, gewerkte uren, bezetting en het aantal diensten. De bezetting is hier de verhouding tussen gewerkte en geroosterde uren. Voor afwezigheid zijn dat verzuimuren, verzuimpercentage, aantal verzuimmeldingen en verlofuren. Houd verlof en verzuim gescheiden: een afdeling met veel vakantie in de zomer heeft geen verzuimprobleem.
Hoe je het verzuimpercentage en de meldingsfrequentie precies berekent en welke varianten bestaan, staat in verzuimpercentage berekenen. Belangrijker dan welke formule je kiest, is dat je er één kiest en die overal gebruikt.
Definities die je vooraf vastlegt
Een dashboard is zo goed als de afspraken erachter. Leg drie dingen vast voordat je cijfers vergelijkt:
- Alleen goedgekeurde uren. Gewerkte uren en afwezigheid tellen pas mee als ze zijn goedgekeurd. Anders verandert een cijfer nog nadat je het hebt besproken.
- Wat is verzuim. In de dashboards van APIboard is verzuim afwezigheid met een verlofsoort die geen verlof is. Het verzuimpercentage is daar het aantal verzuimuren gedeeld door het aantal geroosterde uren. Gebruik je een andere noemer, dan zijn de percentages niet vergelijkbaar met die van anderen.
- Eén indeling. Rapporteer per afdeling of per team, niet door elkaar, anders tel je medewerkers dubbel.
Verzuim en rooster samen lezen
De waarde zit in de combinatie. Daalt de bezetting in een team en stijgen daar tegelijk de verzuimuren, dan verklaart verzuim het verschil. Daalt de bezetting zonder dat het verzuim stijgt, dan ligt de oorzaak elders: een rooster dat te ruim is, of uren die niet worden geregistreerd.
Kijk ook naar het verloop in de tijd. Een grafiek van verzuim en verlof per maand laat patronen zien die in een totaal verdwijnen. De vergelijking met dezelfde periode een jaar eerder helpt om seizoensinvloeden van een echte stijging te onderscheiden. Naast verzuim toont het dashboard Personeel & verzuim ook in- en uitstroom en contracturen per afdeling, zodat je het verzuim kunt plaatsen naast de omvang en samenstelling van het team.
Met je planningssysteem koppelen
Met de Shiftbase-koppeling staan deze cijfers in de standaarddashboards Rooster & uren en Personeel & verzuim, zonder dat je zelf exporteert. Wat die dashboards precies tonen en hoe je ze inricht, lees je in Shiftbase: rooster, uren en verzuim in beeld. Hoe vaak de gegevens worden ververst, hangt af van je pakket; zie prijzen. Wil je cijfers uit meerdere HR-systemen combineren, begin dan bij HR-data centraliseren en kijk bij analyseren hoe je een eigen weergave bouwt.
Privacy bij verzuimcijfers
Verzuim is persoonsgegevens. Houd het dashboard daarom op het niveau dat je nodig hebt. In het dashboard Personeel & verzuim staat verzuim per medewerker alleen als aantal dagen, zonder soort of toelichting. In Rooster & uren worden loonkosten alleen geaggregeerd getoond, per team, afdeling en maand, en niet per medewerker. Wie in je omgeving toegang heeft, regel je zelf via rollen; deel de verzuimpagina dus alleen met mensen die dat voor hun rol nodig hebben.
Onze tip: bespreek verzuim en bezetting per afdeling in hetzelfde maandoverleg, en kijk eerst naar het verschil met dezelfde maand vorig jaar. Pas als dat verschil blijft, zoek je naar een oorzaak.
