Een CRM-pijplijndashboard toont drie groepen cijfers: wat er nu open staat (open dealwaarde, gewogen open waarde, aantal open deals), wat er gesloten is (gewonnen omzet, winstpercentage, gemiddelde dealgrootte) en wat je team doet (activiteiten en nieuwe relaties). Samen laten ze zien hoeveel er in de pijplijn zit, hoeveel daarvan binnenkomt en of je team genoeg in beweging is.
Een CRM zit vol records, maar een team heeft niets aan records. Een pijplijndashboard moet drie vragen beantwoorden: wat staat er open, wat is er gesloten en hoeveel doet het team om dat te veranderen. Dit zijn de CRM-pijplijn KPI’s die daarvoor het meest bruikbaar zijn, zoals het Studio CRM-dashboard van APIboard ze toont.
Wat staat er nu open: je pijplijn
Dit is de stand van vandaag, zonder periode. Het dashboard toont drie cijfers: de open dealwaarde (de som van de bedragen van open deals), het aantal open deals en de gewogen open waarde. Voor die laatste telt het dashboard het bedrag van elke open deal maal de winkans, van de deal zelf of anders van de fase.
Het verschil tussen open en gewogen waarde is de reden om beide te volgen. De open waarde is wat er maximaal binnen kan komen; de gewogen waarde is wat je met de ingevulde kansen mag verwachten. Staan kansen of bedragen niet goed in je CRM, dan zeggen beide cijfers weinig. Splits de open waarde daarom ook per fase en per eigenaar: zo zie je waar deals blijven hangen en wie er meer of minder open heeft staan.
Wat is er gesloten: gewonnen en verloren
Hier kies je een periode, bijvoorbeeld dit jaar. Het dashboard toont de gewonnen omzet, het aantal gewonnen deals, het winstpercentage en de gemiddelde dealgrootte. Het winstpercentage is gewonnen deals gedeeld door gewonnen plus verloren deals, op aantal. De gemiddelde dealgrootte is de gewonnen omzet gedeeld door het aantal gewonnen deals.
Elk van deze vier toont ook de stand van dezelfde periode vorig jaar. Dat is bewust: een vergelijking met vorig jaar zegt meer dan met de vorige maand, omdat je seizoenen eruit haalt. Let wel op de datum: een deal telt mee op de sluitdatum, en die kan in het CRM achteraf zijn aangepast. Een gewonnen deal kan dus in een andere periode terechtkomen dan je verwachtte.
Wat doet het team: activiteiten en nieuwe relaties
Een pijplijn vult zich niet vanzelf. Het dashboard Activiteiten en relaties toont het aantal activiteiten (gesprekken, afspraken, taken en andere soorten), het aantal nieuwe organisaties en het aantal nieuwe personen, per week of per maand en per medewerker.
Gebruik deze cijfers als voorloper. Dalen de activiteiten, dan zie je dat vaak eerder dan dat het terugkomt in gewonnen omzet. Maar lees ze met voorzichtigheid: een hoog aantal activiteiten is geen doel op zich. Vergelijk ze met de open waarde en het winstpercentage om te zien of de inspanning ook doorwerkt.
Zo gebruik je de KPI’s in het werkoverleg
Begin met de pijplijn en loop daarna de gesloten deals langs. Een vast ritme werkt het best: per week de open deals per fase en de activiteiten, per maand of kwartaal de gewonnen omzet en het winstpercentage tegen vorig jaar. Houd het filter op eigenaar en op pijplijn bij de hand, zodat je een vraag direct kunt inkaderen.
Het dashboard is gebouwd op HubSpot. Hoe je die koppeling opzet, staat in HubSpot-data analyseren. Wat je wint ten opzichte van wekelijks exporteren lees je in salespijplijn zonder handmatig exporteren. Dezelfde denkwijze voor je marketing vind je in marketingdashboard KPI’s, en meer over dashboards en analyses bij analyseren.
Onze tip: vraag bij elk cijfer: wat doen we anders als dit omhoog of omlaag gaat? Kun je daar geen antwoord op geven, haal het dan van het dashboard. Begin met open waarde, winstpercentage en activiteiten per medewerker, en voeg pas iets toe als het team erom vraagt.
